AUDIT MANAJEMEN: Audit atas Pelatihan Karyawan PT INDOJEWEL

AUDIT MANAJEMEN: Audit atas Pelatihan Karyawan PT INDOJEWEL

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat-Nyalah  sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kelompok kami. Tidak lupa pula kita kirimkan shalawat dan salam kepada junjungan nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa manusia dari lembah kehinaan ke puncak kemuliaan.

Makalah ini kami susun sebagai upaya untuk mendukung pelaksanaan perkuliahan Audit Manajemen . Adapun isi dari makalah kami mengkaji masalah yang berkaitan dengan Study kasus “Audit atas Pelatihan Karyawan PT INDOJEWEL“. Kami berharap dari pembuatan makalah ini dapat memberikan pengetahuan kepada pembaca khususnya kepada kami sendiri sebagai penyusun makalah.

Dalam penyusunan makalah ini kami menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan. Untuk itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun, yang dapat kami jadikan sebagai patokan dari pembuatan makalah selanjutnya.

Demikianlah makalah ini kami susun, mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi kita semua.

                                                                                       Makassar, 6 Desember 2013

                                                                                                   Penyusun

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. Indojewel (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan tanggal 13 April 1990 oleh para pendiri yang terdiri atas:

1.      Dr. Kevin Suparno

2.      Dr. Cecep Mulyadi

3.      Sandra Gultom

4.      Dr. Steve Handayana

PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri.

Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan.

Perusahaan karyawan yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

          Direktur Utama                                     : Dr. Kevin Suparno

          Direktur Akuntansi dan Keuangan       : Dr. Cecep Mulyadi

          Direktur Pemasaran                               : Dr. Sandra Gultom

          Direktur Produksi                                  : Dr. Steve Handayana

          Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.      Menilai kinerja pelatihan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2.       Menilai ekoniomisasi, efisiensi, dan efektivitas program pelatihan karyawan yang dilakukan perusahaan.

3.      Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam program pelatihan karyawan yang ditemukan.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1.      Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2.      Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3.      Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4.      Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5.      Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6.      Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a.       Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b.      Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.

c.       Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.

d.      Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7.      Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

8.      Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1.      Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a.       Meningkatkan keterampilan karyawan.

b.      Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c.       Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d.      Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

2.      Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3.      Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a.       Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b.      Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c.       Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d.      Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4.      Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5.      Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1.  Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual), pada hal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.

2.  Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3.  Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4.  Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

Akibat:

1.  Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2.  Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

4.  Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5.  Banyak tercipta produk yang gagal.

6.  Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7.  Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1.  Kelemahan yang terjadi pada program perencanaan pelatihan yang tidak terstruktur dan dipersiapkan dengan baik.

2.  Kelemahan yang terjadi pada saat dilakukannya proses pelatihan karyawan atas mesin baru perusahaan.

3.  Kelemahan yang terjadi karena kurangnya dana SDM untuk meningkatkan pelatihan kejenjang yang lebih tinggi.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.  Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur serta dipersiapkan dengan baik sehingga program pelatihan dapat berjalan dengan maksimal dan karyawan bisa mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.

2.  Perusahaan harus membuat kebijakan dalam hal penambahan dana atau angggaran untuk pelatihan intensif dalam mempraktikkan mesin baru perusahaan agar para karyawan dapat lebih terampil mempraktikkan mesin tersebut secara langsung dilapangan.

3.  Perusahaan harus melakukan penilaian atas keberhasilan pelatihan secara formal dan terdokumentasi sebagai pertanggungjawaban atas dilaksanakannya pelatihan sebagai acuan untuk melihat kinerja sejauh mana program pelatihan yang dilakukan.

4.   Manajer SDM harus membuat jadwal program pelatihan karyawan secara jelas  khusus serta harus sesuai dengan topik, materi, dan metode pelatihan agar karyawan dapat lebih terampil ketika akan mempraktikkan apa yang telah dilatih.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Program Pelatihan Karyawan dimasa yang akan datang.

Tabel 2.1

Daftar Temuan dan Rekomendasi

Audit Atas Pelatihan Karyawan PT Indojewel

No	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat	Rekomendasi
1	Pelatihan yang dilakukan  adalah pelatihan klasikal di kelas	Pelatihan harusnya   dilakukan di dalam kelas dan   di luar kelas (praktik)	Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi: tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan	Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan	Perusahaan harus membuat kebijakan dalam hal penambahn dana atau anggaran untuk pelatihan intensif dalam mempraktikkan mesin baru perusahaan
2	Perusahaan tidak Rencana pelatihan dan Rencana pelatihan baru Karena perusahaan Perusahaan harus memiliki rencana pelatihan periodic	pengembangan karyawan harus disusun secara periodic bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan	dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan	Tidak merencanakan pelatihan secara periodic maka tidak terselenggaranya pelatihan yang memadai	membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur
3	Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang biasa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan	Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya	Belum tersedia suatu system review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan	Pelatihan jadi tidak sempurna karena tidak ada tolak ukur penilaian keberhasilan sebagai bahan evaluasi manejemen	Perusahaan harus melakukan penilaian atas keberhasilan pelatihan secara formal dan terdokumentasi sebagai pertanggung jawaban atas dilaksanakannya pelatihan
4	Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).	Dengan penggunaan mesin baru tersebut diharapkan mampu menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.	Karyawan kurang terampil dalam menggunakan mesin baru dan kurangnya pengendalian internal terhadap operasional perusahaan.	Banyak produk yang rusak/gagal dan dikembalikan oleh konsumen	Perusahaan harus memberikan pelatihan yang lebih baik terhadap karyawan agar lebih mengetahui bagaimana mengoperasikan mesin baru tersebut
5	Dari kuisioner yang disebar dapat ditarik kesimpulan bahwa pelatihan tersebut belum berjalan secara efektif dan efisien	Dengan dilakukannya pelatihan tersebut semestinya mampu meningkatkan kemampuan dan keterampilan karyawan	waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut	Pelatihan tersebut belum mampu secara maksimal meningkatkan keterampilan praktik karyawan	Perusahaan harus meningkatka n kualitas pelatihan misalnya dengan melakukan pelatihan di luar kelas/ langsung praktek. penambahan dana untuk praktik yang dilakukan di kelas
6	Sebanyak 40 % kegagalan produk terjadi dalam proses produksi,35% pada proses pengepakan,dan 25% pada proses penggudangan.	Menurunkan pemborosan sumber daya	Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru,kurangnya pengendalian internal terhadap perasional perusahaan.	Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses,banyak tercipta produk gagal,terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan	Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur
7	Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5 %dari total penjualan Rp.7,5 triliun	Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan	Karena banyak produk yang direjek dan  karyawan tidak terampil dalam mengoperasikan mesin baru	Pesanan dari gerai- gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun	Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.